אחת ההרצאות המעניינות בכנס עוסקת בגילוי ראיות אלקטרוניות, הרצאה שניתנה על ידי אחד המומחים הגדולים בארה"ב בתחום הזה, עו"ד ראלף לוסי, שכתב שני ספרים בנושא.
לטענתו, מערכת המשפט האמריקאית מבוססת על האמת אבל הבעיה היא שעם כל המידע שמצטבר, לא ניתן למצוא את האמת ולכן לא ניתן להביא את המידע לשופט כדי שיקבל את ההחלטה הנכונה. העובדה הזו, טוען, לוסי, עשויה להרוס את מערכת המשפט האמריקאית.
מיקרוסופט למשל, משלמת כ-10 מיליון דולר למשפט וחלק ניכר מההוצאות קשורות לאיתור המידע שנמצא אצלה. זה עולה כל כך הרבה כסף כי מערכת המשפט האמריקאית מחייבת את החברות לגלות את כל המידע שיש להן, ושרלוונטי למקרה, גם אם הוא מזיק לך. עובד ממוצע מבזבז המון זמן מדי יום על למצוא מידע שהוא עצמו ייצר. כעת תארו לעצמכם מה קורה כאשר חברה חיצונית מחפשת מידע בתוך ערימת המידע של החברה שלך בניסיון למצוא מידע שקבור איפשהו בתוך מאגרי המידע שלה (שאינו מובנה) ושנכתב לפני ארבע שנים על ידי עובד אחד בחברה שעובדים בה כמה אלפי, או עשרות אלפי עובדים.
סוכנות אחת שתפקידה היה לעזור לאנשים שאיבדו את הבתים שלהם היתה צריכה להיענות לצו בית משפט שבו היא נדרשה להציג עדויות. עורכי הדין של הסוכנות הזו הוציאו 6 מיליון דולר, כ-9% מהתקציב של הסוכנות כדי להיענות לצו. הם היו צריכים לבדוק 400 מילות מפתח ב-660 אלף הודעות דואר אלקטרוני והמסמכים המצורפים להן, כ-80% מהודעות הדואר האלקטרוני של הסוכנות באותה התקופה. החלק המענין הוא שהסוכנות הזו בכלל לא היתה חלק מהתביעה. התובעים טענו שיש לסוכנות מידע והשופט הוציא צו אבל הסוכנות עצמה לא היתה חלק מהתביעה. היא עדיין נדרשה להוציא 6 מיליון דולר כדי להציג ראיות במשפט שהיא לא חלק ממנו.
המחירון הוא בערך 5 דולר לקובץ (זה בדרך כלל נע מ-3 דולר ועד 10 דולר לקובץ) שנבדק. הסיבה היא שבני אדם (אם טוענים שעורכי דין הם בני אדם הממממ) עוברים על הקבצים בניסיון להחליט האם הם מתאימים כראייה או לא, כיצד לקטלג אותם וכן הלאה. ב-1 ג'יגה-ביית של מידע יש כ-16 אלף קבצים, כלומר כ-80 אלף דולר לג'יגה.
אם יש 20 עדים בתביעה, כל אחד מפיק כ-25 אלף הודעות דואר אלקטרוני וכ-25 אלף קבצים מצורפים אליהם (באופן ממוצע) – כל העניין הזה עולה מיליון דולר. גם אם מצמצמים את הרשימה כך שיקראו רק את ההודעות הדואר האלקטרוני הרלוונטיות, זה עולה כחצי מיליון דולר. וזה רק הודעות דואר אלקטרוני, שלא לדבר על ויקי, תמונות, דפי אינטרנט, סריקות של מסמכים ועוד. לארגונים רבים פשוט אין כסף להתעסק עם זה.
מעניינת במיוחד העובדה שאחת הסיבות המרכזיות שארגונים מסתבכים קשורה לעובדה שהם שומרים הכל. אם הם היו מוחקים את הודעות הדואר האלקטרוני – והם יכולים, הם לא מחויבים לשמור אותן – לא היתה להם בעיה. אבל הם שומרים – למה למחוק, יש מקום! – ולכן הם חייבים לגלות את המידע (וזאת בניגוד לדואר קולי שנמחק תוך שניה אחרי שמאזינים לו).
איזה יופי של מלכוד. אתה רוצה לשמור את המידע כדי שיעזור לך לנהל את הזיכרון הארגוני, אבל אותו מידע הוא זה שמסבך אותך.
אחד המשתתפים בכנס סיפר עכשיו שהוא עובד עם "בנק אוף אמריקה" והבנקאי שלו הודיע לו שהוא לא יכול יותר להתכתב איתו בדואר אלקטרוני. בבנק החליטו שהם לא נותנים יותר לעובדים שלהם לכתוב ללקוחות או לקבל הודעות אלקטרוניות מלקוחות. הכל בשיחות טלפון ושום דבר לא מוקלט. מטורף!
כתיבת תגובה